A Espanya, ser autònom implica complir diverses obligacions fiscals, entre les quals destaca la conservació de factures i documents comptables.
L'incompliment en aquesta àrea pot portar a sancions severes per part de l'Agència Tributària.
La importància de conservar factures
Pels autònoms, la correcta gestió i conservació de factures és crucial. Aquests documents no només serveixen com a prova de les transaccions comercials, sinó que també són essencials per a la presentació correcta d'impostos.
Els autònoms han de conservar totes les factures per evitar problemes | Syda Productions, mbp_teerapat
Segons les normatives actuals, els autònoms han de conservar les factures emeses i rebudes durant un període específic per complir les obligacions fiscals.
La Llei General Tributària estableix que els documents comptables, incloses les factures, s'han de guardar durant un mínim de quatre anys per a l'IVA i cinc anys per a l'IRPF. Tot i això, el Codi de Comerç exigeix una conservació mínima de sis anys.
Aquesta normativa assegura que l'Agència Tributària pugui fer inspeccions en cas que sigui necessari i verificar l'exactitud de la informació fiscal presentada.
Conseqüències de la pèrdua de factures
La pèrdua de factures pot portar a sancions significatives. Hisenda considera la manca de conservació de documents com una infracció greu, especialment quan afecta un percentatge considerable de les operacions subjectes a fiscalització.
Segons la normativa vigent, l'incompliment es pot sancionar amb multes que pugen fins a un 4% de l'import de les operacions afectades.
Un cas representatiu, descrit pel Centre d'Estudis Financers (CEF), il·lustra com una pèrdua de factures pot impactar econòmicament un negoci. A l'exemple proporcionat, un restaurant amb una facturació de 2.000.000 d'euros va enfrontar una sanció del 4% de la facturació a causa de la pèrdua total de factures. Aquesta sanció, en aquest cas, va pujar a 80.000 euros, i va destacar la severitat de les multes associades amb l'incompliment.
Tipus de factures i documents a conservar
Els autònoms han de conservar diferents tipus de documents per evitar problemes amb l'Agència Tributària:
Factures emeses: Totes les factures que s'emeten als clients han de ser conservades. Aquests documents són essencials per demostrar els ingressos i justificar l'IVA meritat.
Factures rebudes: És igualment important desar les factures rebudes de proveïdors. Aquestes factures són necessàries per justificar les despeses i deduccions fiscals.
Albarans: En alguns casos, és recomanable conservar els albarans juntament amb les factures. Tot i que l'albarà és un resum de la transacció, pot ser necessari per completar la informació fiscal. Si la factura ja inclou tots els detalls rellevants, pot ser que l'albarà no sigui obligatori.
Per evitar multes, és recomanable tenir una bona gestió de tots els documents | Getty Images Signature de kokouu, Billion Photos, Agencia Tributaria, catalunyadiari.com
Recomanacions per a una bona gestió
Per evitar sancions i mantenir una correcta gestió documental, els autònoms poden seguir les recomanacions següents:
Organització i fitxer: Implementar un sistema de fitxer ordenat i regular pot prevenir la pèrdua de documents. Es recomana arxivar les factures trimestralment per facilitar la presentació de l'IVA i altres informes fiscals.
Digitalització: La digitalització de factures i documents pot ser una eina eficaç per evitar la pèrdua física. Hi ha programes i aplicacions que permeten emmagatzemar i gestionar documents de manera segura i accessible.
Revisió periòdica: Fer revisions periòdiques dels documents comptables assegura que es compleixin totes les obligacions fiscals i que no hi faltin documents importants.
