Muchos empresarios en Estados Unidos se encuentran con un problema importante. La Administración del Seguro Social (SSA) ha dejado claro qué hacer en un caso concreto, para evitar errores serios.
La SSA ofrece herramientas gratuitas como el Servicio de Verificación de Números de Seguro Social (SSNVS), a través de Business Services Online (BSO). Con estas herramientas, cualquier empleador puede comprobar si el nombre y número del empleado coinciden con los registros oficiales.
No te despistes: si tienes este problema, la SSA te da la mejor solución
Si hay un error, el empleador debe corregirlo, idealmente antes de enviar los formularios W-2. Si ya se envió un W-2 con datos incorrectos, se debe enviar un W-2c dentro de los 60 días tras recibir una carta de “Employer Correction Request”.
Entonces, ¿qué hacer cuando no coincide el nombre o número del Seguro Social con los registros del IRS?. Revisa que no haya errores tipográficos, omisión de guiones o casos como nombres compuestos o cambios recientes de nombre.
Mucho cuidado: el trabajador podría no recibir los créditos de ingreso
Luego, compara con el dato que aparece en la tarjeta del empleado. Si el dato del empleador está bien y coincide con la tarjeta, el empleado debe acudir a una oficina local de la SSA para resolverlo, y luego informar al empleador de cualquier cambio.
Es clave actuar rápido para evitar problemas. Si no se corrige, el trabajador podría no recibir los créditos de ingreso que dieron derecho a beneficios futuros de Seguridad Social.
Eso puede afectar su jubilación, discapacidad u otros beneficios. Además, el IRS podría aplicar sanciones si se presentan datos erróneos en documentos oficiales.
¿Por qué es importante corregirlo? La SSA despeja todas las dudas
Porque el nombre y número del Seguro Social son esenciales para que los empleados reciban sus beneficios correctamente. También para que las empresas cumplan con la normativa de informes y eviten multas o problemas legales.
La SSA insiste en que estas cartas de “no coincide” son para educación y no implican que el empleado no esté autorizado para trabajar. No son herramientas para tomar acciones contra el trabajador, como despidos o suspensiones. De hecho, la SSA aclara que no toma acciones legales y no comparte esos datos con otras agencias salvo en casos muy específicos.